採用マニュアル
はじめに
本マニュアルは、〔会社名〕における採用活動の標準フローと実務上の注意点をまとめたものです。採用業務に携わる人事担当・面接官・配属部門の管理職が参照してください。
採用フローの全体像
採用は、原則として以下のステップで進めます。
- 要員計画の確定（年度計画 / 期中追加）
- 募集要項の作成・社内承認
- 募集チャネルの選定（自社サイト・エージェント・リファラル）
- 書類選考
- 一次面接（現場担当）
- 二次面接（部門責任者）
- 最終面接（経営層）
- リファレンスチェック・反社チェック
- 内定通知・条件提示
- 内定承諾・入社準備
求人情報作成のチェックリスト
求人票を公開する前に、以下を必ず確認してください。
- 職務内容（具体的な業務範囲・期待する成果）
- 必要要件（MUST）と歓迎要件（WANT）の明確な区分
- 雇用形態・勤務地・勤務時間・休日休暇
- 給与レンジ・想定年収・賞与の有無
- 試用期間の有無と条件
- 募集背景（増員 / 欠員補充 / 新規プロジェクト）
- 男女雇用機会均等法・年齢差別禁止に違反する記載がないこと
応募管理（ATS）
応募者情報は採用管理システム（ATS）に必ず登録し、選考ステータスを更新します。
- 応募受領後 3 営業日以内に受領通知を送付
- 書類選考は 5 営業日以内に判定
- 各面接後 2 営業日以内にフィードバックを ATS に記録
個人情報の取扱いは個人情報保護規程に従い、不採用者の応募書類は所定期間経過後に廃棄します。
面接の作法
評価の基本
- 面接は原則として 2 名以上の合議制で行う
- 評価シート（事前に定めた評価項目）を使用し、属人的判断を排除する
- 評価は事実ベースで記録する（印象ではなく具体的な発言・行動）
聞いてはいけない質問
職業安定法・男女雇用機会均等法上、以下の質問は不適切とされています。面接官は事前に研修を受けてください。
- 本籍地・出生地に関すること
- 家族構成・家族の職業・収入
- 思想・信条・宗教・支持政党
- 結婚・出産の予定
- 病歴（職務遂行に必要な範囲を超えるもの）
内定通知・条件提示
- 最終面接通過後、原則 3 営業日以内に内定通知書（条件明記）を発行
- 提示条件は採用稟議で承認された範囲内であること
- 内定承諾期限は通常 1 週間。延長は採用責任者の承認を得て対応
内定者フォロー
入社辞退を防ぎ、入社後の立ち上がりを円滑にするため、以下を実施します。
- 入社前面談（配属予定部門の上司との 1on1）
- 内定者懇親会（オンライン可）
- 入社書類の事前案内
- 配属・初日スケジュールの共有
候補者体験（不採用通知含む）
不採用となった候補者にも丁寧に対応することで、会社のブランドを守ります。
- 不採用通知は判定後 3 営業日以内
- 個別フィードバックは原則として行わない（一律対応）
- 礼を失した文面・テンプレ感のある文面は避ける
バックグラウンド確認
内定前後で以下を実施します。実施は本人同意を得た上で行います。
| 項目 | 実施タイミング | 担当 |
|---|---|---|
| リファレンスチェック | 最終面接後〜内定前 | 採用担当 |
| 反社チェック | 内定通知前 | 法務担当 |
| 前職在籍確認 | 内定後 | 人事担当 |
| 学歴・資格証明 | 入社時 | 人事担当 |
困ったときは
| 内容 | 連絡先 |
|---|---|
| 採用フローの相談 | 人事採用担当 |
| 法令・コンプライアンス | 法務担当 |
| 配属・要員計画 | 各事業部門責任者 |