電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2024年1月からは電子取引データの電子保存が完全義務化され、ほぼすべての法人・個人事業者が対応を迫られています。
本記事では、電帳法の3区分を整理し、特に義務化された電子取引データ保存の要件と、社内規程・事務処理規程への落とし込みをまとめます。
電帳法の3区分
電帳法は、対象によって大きく3つに分かれます。
| 区分 | 概要 | 対応 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子のまま保存 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして電子保存 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | データで授受した取引情報を電子のまま保存 | 義務（2024年1月〜） |
任意の2区分と異なり、電子取引データ保存は義務である点が最重要です。
電子取引データ保存（2024年1月完全義務化）
対象となる電子取引
- メールで受け取った／送ったPDFの請求書・領収書
- ECサイト・Web からダウンロードする領収書・明細
- EDI 取引、クラウドサービスを介した取引データ
これらは紙に印刷して保存する方法では不可で、電子データのまま保存する必要があります（宥恕措置は2023年12月末で終了）。
保存要件
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 真実性の確保 | 次のいずれか：①タイムスタンプ付与 ②訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除できない）システム ③訂正・削除の防止に関する事務処理規程の備付け・運用 |
| 可視性の確保 | ディスプレイ・書面で速やかに確認・出力できること／取引年月日・金額・取引先で検索できること |
システム導入が難しい場合でも、事務処理規程の整備で真実性要件に対応できる点が実務上のポイントです。
猶予措置
「相当の理由」があり、税務調査時にデータのダウンロード等に応じられる場合などは、検索要件等を満たさない簡易な保存が認められる猶予措置があります（要件は最新の通達を確認）。
社内規程・事務処理規程への落とし込み
電帳法対応は、システムだけでなく社内ルールの整備が要です。
- 電子取引データの訂正・削除の防止に関する事務処理規程の制定（真実性要件への対応）
- 保存先・ファイル命名規則（検索要件への対応）
- 受領・保存の業務フロー（誰が・どこに・どう保存するか）
- 文書管理規程との整合（保存年限・廃棄ルール）
文書管理規程・保存年限との関係
電帳法の保存は、税法上の保存年限（帳簿書類は原則7年、欠損金繰越時は10年）と一体で考えます。文書管理規程の保存年限の定めと矛盾しないよう整理します。
※ 労務関係書類の法定保存年限については、文書管理規程に関する記事もあわせてご確認ください。
ありがちな失敗
1. 電子で受領した請求書を紙保存で済ませる
メールPDF等は電子のまま保存が義務です。印刷保存のみは不可です。
2. 検索できる状態になっていない
取引年月日・金額・取引先で検索できる必要があります。命名規則やシステムで対応します。
3. 事務処理規程を整備していない
システムでの真実性確保が難しい場合、事務処理規程の備付け・運用が必要です。
規程ログでの整備
規程ログには、文書管理規程や電子取引データの事務処理規程など、電帳法対応に必要な規程テンプレートを整備でき、改訂履歴と全従業員への周知・既読証跡を残せます。税務調査・監査で「規程を整備し運用している」ことの証跡として活用できます。
まとめ
電帳法対応の最優先は、2024年1月に完全義務化された電子取引データの電子保存です。真実性（タイムスタンプ／訂正削除防止システム／事務処理規程）と可視性（検索要件）を満たし、システムが難しい場合は事務処理規程で対応します。文書管理規程・保存年限と整合させ、受領から保存・廃棄までの業務フローを整えましょう。
※ 本記事は一般的な情報整理を目的としています。保存要件・猶予措置の細目は、国税庁の最新の取扱いの確認と、税理士による確認を推奨します。