退職手続きマニュアル
はじめに
本マニュアルは、〔会社名〕の従業員が退職する際の社内手続を、人事・労務・IT・総務の各担当ごとに整理したものです。退職決定後はこのチェックリストに沿って漏れなく対応してください。
退職決定後 全体フロー
- 退職届の受領・退職日確定
- 引継ぎスケジュールの作成
- 業務引継ぎ書の作成・レビュー
- 貸与物の返却
- アカウント停止の段取り
- 退職時面談の実施
- 各種書類の発行・社会保険手続
- 関係者・取引先への連絡
人事担当チェックリスト
- 退職届受領（所属長経由）
- 退職日の確定（就業規則 1 ヶ月前ルールを確認）
- 退職金規程に基づく退職金計算
- 有給休暇残日数の確認・取得計画の調整
- 退職時面談の日程調整
労務担当チェックリスト
- 健康保険資格喪失届の提出（退職日翌日から 5 日以内）
- 厚生年金保険資格喪失届の提出
- 雇用保険被保険者資格喪失届・離職証明書の提出（10 日以内）
- 住民税の徴収方法切替（一括徴収 or 普通徴収）
- 源泉徴収票の発行
- 退職証明書の発行（請求があった場合）
- 離職票の本人交付
IT・情報システム担当チェックリスト
退職日に合わせて段階的に停止します。
- 退職日 当日中: メール・チャット・社内 SaaS のサインアウト
- 退職日 翌営業日: 全アカウントの無効化
- 退職日 翌営業日: VPN・MDM デバイスのワイプ
- 退職日 30 日後: アカウントの完全削除（必要なデータは引継ぎ先に移管後）
- 共有ドライブ・コードリポジトリの権限剥奪
- 受信メールの転送設定（一定期間、後任者へ）
総務担当チェックリスト
退職日までに必ず回収するもの。
- ノート PC・モニタ・周辺機器
- スマートフォン・SIM
- 入退館 ID カード・社員証
- ロッカー鍵・社用車鍵
- 名刺（未使用分）
- 業務関連の書籍・資料
- 健康保険証（家族分含む）
業務引継ぎ書テンプレート
業務引継ぎ書には、最低限以下を記載してもらいます。
- 担当業務の一覧と概要
- 進行中の案件・締切
- 主要な顧客・取引先の連絡先と関係性
- 関連資料・データの保管場所
- 定期業務のスケジュール
- 引継ぎ先の担当者
引継ぎ書は、退職日の 1 週間前までに上司レビューを完了します。
退職時面談（Exit Interview）
退職時面談の目的は、退職者の率直なフィードバックを将来の組織改善に活かすことです。
- 実施時期: 退職日の 1〜2 週間前
- 実施者: 直属上司ではなく人事担当が望ましい
- 時間: 30〜60 分
- 主な質問例:
- 退職を決めた最大の理由
- 在職中に良かった点
- 改善してほしい点（業務・組織・制度）
- 同僚へ推薦できるか
聞き取り内容は本人が特定されない形で集約し、経営層・人事に共有します。
関係者・取引先への連絡
- 社内: 部門メンバー・関連部署への共有（退職日の 1〜2 週間前）
- 顧客・取引先: 後任紹介を含む案内（業務影響の大きさに応じてタイミング調整）
- 連絡文面は所属長と人事で確認の上送付
困ったときは
| 内容 | 連絡先 |
|---|---|
| 退職手続全般 | 人事担当 |
| 社会保険・税務 | 労務担当 |
| アカウント停止 | 情報システム担当 |
| 貸与物返却 | 総務担当 |