総務マニュアル
このマニュアルについて
〔会社名〕の総務部門が担う社内オペレーション全般のマニュアルです。総務担当者・庶務担当者向けに、頻度の高い業務の標準手順を記載します。
1. オフィス管理
1.1 入退館
- 入館証は社員カード兼用。紛失時は即時に総務へ申告し再発行
- 来客は受付でゲスト証を発行し、退館時に回収
- 業務時間外（〔業務時間外開始時刻〕 以降）の入館は事前申請制
1.2 鍵・セキュリティ
- 各部屋の鍵は施錠管理表で受け渡し記録
- 最終退館者は全室の施錠・電源 OFF・警備セットを実施
- 警備会社からの誤報連絡は総務担当が一次対応
1.3 設備
| 設備 | 点検頻度 | 担当 |
|---|---|---|
| 空調 | 半期 1 回 | 業者委託 |
| 消防設備 | 半期 1 回 | 業者委託 |
| 防災備蓄 | 年 1 回 | 総務 |
| 防犯カメラ | 月次目視確認 | 総務 |
2. 備品・消耗品
2.1 発注
- 在庫が 発注点（リスト管理） を切ったら自動発注
- 1 件 〔備品単独承認上限〕 円超は経理または上長承認
- 取引先は原則として承認済みベンダーから選定
2.2 受領・配布
- 納品書と現物を照合し、伝票に検収印
- 部署単位の配布は希望提出フォームをもとに毎月 1 回まとめて配布
2.3 廃棄
- 紙文書はシュレッダーまたは溶解処理委託
- IT 機器は情報システム担当に引き渡し（データ消去 → リサイクル）
- 産業廃棄物はマニフェスト管理
3. 郵便・宅配
3.1 受領
- 郵便・宅配物は 1 日 2 回（午前・午後）受付
- 親展・速達はその場で本人または部署窓口へ連絡
- 書留・配達証明は受領印 + 受領台帳に記録
3.2 発送
- 普通郵便：出社時の便で発送（料金計器または切手）
- 書留・特定記録：当日 〔郵便局窓口締切時刻〕 までに郵便局窓口へ
- 国内宅配：契約先運送会社の集荷便を利用
- 国際郵便：通関書類の不備に注意（特に EMS）
4. 会議室・予約
- 全社共通会議室は予約システムで管理（社内ポータル）
- 他部署利用がある場合は 30 分前まで に予約
- 利用後は机・椅子・ホワイトボードを原状回復
- 飲食物は所定の場所のみで可（会議室への持ち込みは要事前連絡）
5. 名刺・社内印刷物
5.1 名刺
- 入社時 100 枚を初回支給
- 追加発注は社内ポータルから（納期 1 週間程度）
- 異動・改名時は古い名刺を回収
5.2 封筒・伝票
- 角形 2 号・長形 3 号の社用封筒は総務で管理
- 補充は月初に行うため、不足分は前月末までに連絡
- 旧ロゴ・旧住所の封筒は廃棄（在庫を残さない）
6. 来客対応
6.1 受付
- 「お待ちしておりました／恐れ入りますがどちら様でしょうか」と確認
- 来客名・面会者・所属を確認し、面会予定を予約システムで照合
- ゲスト証を渡し、応接室または指定場所へ案内
- 担当者へ内線で取次
6.2 お茶出し
- 季節（夏期 / 冬期）に応じて温冷選択
- アレルギー・宗教上の配慮（事前ヒアリングがある場合）
- 紙コップ可、来賓は陶器を用いる
6.3 退館
- ゲスト証を回収し、エレベーター前まで見送り
- 受付台帳に退館時刻を記録
7. 行事・社内イベント
| 行事 | 担当 | 備考 |
|---|---|---|
| 新年朝礼 | 総務 + 経営企画 | 1 月第 1 営業日 |
| 全社総会 | 総務 + 経営企画 | 半期 1 回 |
| 入社式 | 総務 + 人事 | 4 月第 1 営業日 |
| 健康診断 | 総務 + 人事 | 春・秋 |
| 防災訓練 | 総務 | 年 1 回 |
| 忘年会 | 総務（幹事は持ち回り） | 12 月 |
行事 1 か月前までに案内を周知し、出欠を取りまとめます。
8. その他
- 慶弔関連（結婚祝・出産祝・弔電・供花）は社内規程に基づき総務が手配
- 社外への寄付・協賛は経営承認のうえ実施
- 自治体・町内会との連絡窓口は総務