経費精算マニュアル
概要
〔会社名〕の経費精算は、原則として 発生月の翌月 10 日まで に申請してください。期限を過ぎた申請は翌月分として扱います。
このマニュアルは経費精算の申請手順と、種別ごとの注意点をまとめたものです。
申請までの流れ
- 領収書を受領（電子・紙どちらも可）
- 経費精算システムにログイン
- 種別を選択（交通費 / 出張 / 接待交際 / 消耗品 / その他）
- 金額・日付・目的・取引先を入力
- 領収書画像をアップロード（紙の場合は撮影してアップロード）
- 上司の承認を申請
- 承認後、月末締めで翌月 25 日に給与口座へ振込
領収書の取り扱い
電子取引（電子帳簿保存法）
メール添付・Web ダウンロード等で電子的に受領した領収書・請求書は、改正電子帳簿保存法（2024 年 1 月本格施行）により、原則として電子データのまま保存 する必要があります。プリントアウトのみの保存は不可です。
- 電子領収書：受領した PDF・画像をそのまま経費精算システムにアップロードしてください。システム側でタイムスタンプ・検索性（日付・取引先・金額）の要件を満たします。
- メール本文に金額等が記載されているもの：本文を PDF 化してアップロードしてください。
紙の領収書（スキャナ保存）
- スマートフォンで撮影し、画像をアップロードしてください。アップロード後の原本は 税務調査対応のため自席で 7 年間保管 してください（消費税法上は最長 10 年）。
- スキャナ保存制度の要件を満たすため、受領後速やかに（おおむね 7 営業日以内に） アップロードしてください。
宛名・但し書き
- 宛名は 「〔会社名〕」 で取得してください。但し書きは「お品代」ではなく具体的な品名で。
インボイス制度（適格請求書）
- 1 件 3 万円以上 の課税仕入れについて消費税の仕入税額控除を受けるには、適格請求書発行事業者の登録番号（T で始まる 13 桁） が記載された領収書・請求書が必要です。
- 登録番号の記載がない領収書は、経費精算システム上でその旨を選択してください。経過措置期間中は仕入税額控除の一部が制限されます。
- 公共交通機関（3 万円未満）・自動販売機・出張旅費等は、登録番号がなくても仕入税額控除の対象となる特例があります。
種別ごとの注意点
交通費
- IC カード履歴のスクリーンショットでも可
- 定期区間内は申請不要
- タクシー利用は 22 時以降の業務帰宅 または 荷物運搬・複数人移動 のみ承認
出張
- 出発前に「出張申請」を別途提出
- 宿泊費上限：1 泊 〔国内宿泊上限額〕 円（東京 23 区・大阪市内は 〔都市部宿泊上限額〕 円）
- 日当：1 日 〔出張日当額〕 円（移動日含む）
接待交際費
- 1 件 5,000 円超は事前申請必須
- 参加者氏名（自社・取引先双方）を必ず記載
- ゴルフ・キャバクラ等の利用は原則不可
消耗品
- 1 件 1 万円未満は経費精算で申請可
- 1 万円以上は事前に総務担当へ購入依頼を提出
NG ケース
以下は経費として認められません。
- 私用と業務利用が混在しているもの
- 領収書のないもの（特例として 3,000 円未満のみ「支払証明書」で代替可）
- 申告期限を 1 か月以上過ぎたもの
よくある質問
Q. 個人クレジットカードで支払った場合は？ A. 立替扱いで精算可能です。カード明細とレシート両方をアップロードしてください。
Q. 海外出張の通貨換算は？ A. 申請日の TTM レート（三菱 UFJ 銀行公表）で円換算してください。
Q. 上司が長期休暇中で承認が止まっている場合は？ A. 経理担当へメールで連絡してください。代理承認ルートを案内します。