経費精算規程
第1章 総則
第1条 (目的)
本規程は、〔会社名〕（以下、「会社」という。）における従業員等が業務遂行のため立替えた経費の精算手続を定め、適正な経理処理と費用統制を行うことを目的とする。
第2条 (適用範囲)
本規程は、会社の役員及び従業員（パートタイマー、アルバイト、派遣社員、業務委託者を含む。以下「従業員等」という。）が業務上立替えた経費の精算に適用する。
第3条 (定義)
本規程において、経費とは、業務遂行のために必要かつ合理的な費用であって、従業員等が一時的に自己の資金から支出したものをいう。
第2章 経費の範囲
第4条 (経費として認められるもの)
経費として認められるのは、業務上の必要性及び金額の妥当性が認められるもので、次の各号に該当するものとする。
- 交通費（電車、バス、タクシー、自家用車、航空機、船舶 等）
- 出張に伴う宿泊費・出張手当（旅費規程に定める）
- 業務上の打合せ・会議に係る飲食費（接待を除く）
- 接待交際費（事前承認を得たもの）
- 業務上必要な書籍・資料・消耗品の購入費
- 業務上の通信費（モバイル端末利用料、宅配便等）
- 業務上必要な研修・セミナーの受講料・参加費
- その他業務遂行に必要な費用で、所属長が認めたもの
第5条 (経費として認められないもの)
次に掲げるものは、原則として経費として認められない。
- 業務上の必要性が認められない私的支出
- 法令又は社内規程に違反する支出
- 領収書又は支払を証する書類が無いもの（やむを得ず提出できない場合は、別に定める書面の提出による）
- 金額が社会通念上相当でないもの
- 個人の趣味・嗜好に関する支出
第3章 精算手続
第6条 (精算の申請)
- 従業員等は、経費の支出後、原則として 1 ヶ月以内に経費精算システムを通じて申請する。
- 申請に当たっては、領収書又は支払を証する書類（クレジットカード明細を含む）を添付する。
- 領収書を入手できない場合（公共交通機関の運賃等）は、利用区間・日時・金額・利用目的を明記した明細を提出する。
第7条 (承認)
- 経費精算は、所属長の承認を要する。
- 所属長が支出当事者である場合は、その上位者が承認する。
- 1 件 〔金額〕 円を超える経費は、所属長の承認に加え、経理グループ長の確認を要する。
第8条 (支払)
- 承認された経費は、原則として翌月の給与支払日に従業員等の指定する金融機関口座へ振込により支払う。
- 緊急又は特別な事情がある場合は、所属長の承認を経て個別に支払うことができる。
第9条 (仮払金)
- 出張その他の業務遂行に要する費用が高額となる見込みの場合、従業員等は事前に仮払を申請することができる。
- 仮払を受けた者は、業務終了後 〔施行日〕 から 7 日以内に精算手続を行うものとする。
- 仮払金の精算が遅延した場合、経理グループは督促を行い、従業員等は速やかに精算するものとする。
第4章 接待交際費
第10条 (接待交際費の事前承認)
- 取引先その他外部関係者に対する接待・贈答に係る経費は、事前に所属長の承認を得るものとする。
- 1 件 〔金額〕 円を超える接待交際費は、所属長に加え経営層の承認を要する。
第11条 (接待交際費の記録)
接待交際費の精算に当たっては、接待・贈答の日時・場所・相手方の氏名及び所属・参加者・目的・金額を記録するものとする。
第5章 雑則
第12条 (不正経費の取扱い)
- 故意又は重大な過失により架空・水増しその他の不正経費を申請した場合、当該従業員等は会社に対し速やかにこれを返還する義務を負う。
- 不正経費の申請が判明した場合、就業規則に基づき懲戒処分の対象とすることがある。
第13条 (帳簿への記録)
経理グループは、本規程に基づき支払った経費を、税法その他関係法令に定めるところにより適切に帳簿に記録する。
第14条 (改廃)
本規程の改廃は、稟議規程に基づき決定する。
附則
本規程は、〔施行日〕から施行する。