購買管理規程

第1章 総則

第1条 (目的)

1. 本規程は、〔会社名〕（以下「会社」という）における物品及びサービスの購買業務に関する基本事項を定め、適正な品質、価格、納期での調達を実現するとともに、購買業務における不正の防止及び原価管理の適正化を図ることを目的とする。

第2条 (適用範囲)

1. 本規程は、会社が外部から調達する全ての物品及びサービス（業務委託、賃貸借、保守サービス等を含む）の購買業務に適用する。
2. 経理規程（IV-001）と整合性を保ち、支払処理及び会計処理は経理規程の定めによる。
3. 不動産取引、有価証券の取得、M&A 関連支出は本規程の対象外とし、別途定める。

第3条 (定義)

1. 「購買担当部門」とは、購買業務を一元的に担う部門をいう。
2. 「要求部門」とは、物品又はサービスの調達を必要とする部門をいう。
3. 「仕入先」とは、会社に対し物品又はサービスを提供する取引先をいう。

第2章 購買権限及びフロー

第4条 (購買権限)

1. 購買決裁権限は、職務権限規程の定めに従い、金額別に次のとおりとする。
   • 〔少額購買上限〕円未満: 課長
   • 〔中額購買上限〕円未満: 部長
   • 〔大額購買上限〕円未満: 担当役員
   • 〔大額購買上限〕円以上: 代表取締役
2. 反復継続的に発生する役務契約（リース、保守等）は、契約期間中の総支払額により上記基準を適用する。

第5条 (購買フロー)

1. 購買業務は、原則として次のフローにより実施する。
   • 要求部門による購買要求書の起案及び決裁
   • 購買担当部門による見積取得及び仕入先選定
   • 発注書の作成・承認・送付
   • 物品の受入又は役務の検収
   • 経理担当部門による支払処理
2. 購買要求書には、購入物品又は役務の内容、数量、希望納期、用途、予算科目、概算金額を記載する。

第6条 (相見積もり)

1. 購買担当部門は、購買金額が〔相見積もり対象金額〕円以上となる案件については、原則として 3 社以上から相見積もりを取得し、価格、品質、納期、信用力を比較検討のうえ仕入先を選定する。
2. 次のいずれかに該当する場合は、相見積もりを省略できる。ただしその理由を購買要求書又は稟議書に明記する。
   • 仕入先が法令、特許、ライセンス等により一者に限定される場合
   • 緊急の調達が必要であって相見積もり取得の時間的余裕がない場合
   • 既存システム・設備との互換性等から仕入先を変更することが著しく不利な場合
   • 同一仕様で過去 1 年以内に競争見積もりを実施し合理的な価格水準が確認されている場合

第3章 仕入先管理

第7条 (仕入先選定基準)

1. 仕入先の選定は、次の各項目を総合的に評価して行う。
   • 品質（製品仕様への適合性、品質管理体制）
   • 価格（市場水準との比較、総コスト）
   • 納期（リードタイム、納期遵守実績）
   • 信用力（財務状況、事業継続性）
   • 取引履歴（過去のトラブル・クレーム履歴、対応姿勢）
   • コンプライアンス（環境配慮、労働基準遵守等）

第8条 (仕入先マスター登録)

1. 新規仕入先との取引開始に先立ち、購買担当部門は仕入先マスター登録申請を行い、次の事項を確認する。
   • 商業登記事項証明書又は同等の会社情報
   • 反社会的勢力でないことの表明・確約書
   • 直近の決算書又は信用調査会社のレポート
   • 主要取引先及び事業内容
2. 反社チェックは、社内反社チェック手順に従い実施し、確認記録を 7 年間保存する。
3. 仕入先マスター登録の決裁権限は、財務担当役員とする。

第9条 (仕入先評価の見直し)

1. 購買担当部門は、年 1 回、主要仕入先（年間取引額〔主要仕入先閾値〕円以上）について、品質、納期、価格、対応の各項目を評価する。
2. 評価結果が著しく低い仕入先については、改善要請、取引縮小、取引停止等の措置を講じる。

第4章 発注及び検収

第10条 (発注書の作成)

1. 仕入先に対する発注は、原則として書面の発注書又は電子発注システムにより行う。口頭発注は緊急時に限るものとし、事後速やかに発注書を発行する。
2. 発注書には、仕入先名、発注日、品名、規格、数量、単価、金額、納期、納入場所、支払条件を記載する。
3. 発注書は購買決裁権限者の承認を得たうえで送付する。

第11条 (検収)

1. 物品の納入を受けた要求部門又は購買担当部門は、納品書と現品を照合し、数量、品質、仕様への適合性を確認のうえ受入処理を行う。
2. 役務の提供を受けた要求部門は、業務内容が契約・発注内容に適合しているかを確認のうえ検収処理を行う。
3. 検収完了後、速やかに検収伝票を経理担当部門に回付する。

第12条 (不良品・納期遅延への対応)

1. 検収時に不良品、数量不足、仕様不適合が判明した場合、購買担当部門は仕入先に対し速やかに返品、交換又は値引きを請求する。
2. 重大な納期遅延が発生した場合、契約書の定めに従い遅延損害金を請求し、又は契約を解除することがある。
3. 重大な品質トラブルが発生した場合は、品質管理担当部門及び法務担当部門と連携し、原因究明、再発防止策、賠償交渉等を行う。

第5章 支払・記録・コンプライアンス

第13条 (支払条件)

1. 支払条件は、原則として月末締め翌月末払いとし、振込により支払う。
2. 個別契約により支払条件を変更する場合は、購買担当部門と経理担当部門が協議のうえ決定する。下請代金支払遅延等防止法の対象取引については、同法所定の期限内に支払う。

第14条 (購買データの記録・分析)

1. 購買担当部門は、発注、検収、支払の全データを購買管理システムに記録し、原価管理及び予算統制に活用する。
2. 購買担当部門は、月次で品目別・仕入先別・部門別の購買実績を集計し、財務担当役員に報告する。

第15条 (利益相反の防止)

1. 購買担当部門の社員及び購買決裁権限者は、次の事項を遵守しなければならない。
   • 自己又は親族（配偶者、二親等以内の血族・姻族）が経営又は支配する会社との取引を担当しないこと。やむを得ず担当する場合は事前に所属長及びコンプライアンス担当部門に届出を行うこと。
   • 仕入先からの金品の収受を行わないこと。社会通念上相当と認められる範囲（〔接待上限金額〕円相当を目安）の接待・贈答については、所属長への報告を要する。
   • 仕入先選定情報、見積情報、発注情報を正当な業務目的以外で外部に漏らさないこと。
2. 違反が判明した場合は、就業規則の定めに従い懲戒処分の対象とする。

第6章 雑則

第16条 (規程の改廃)

1. 本規程の改廃は、稟議規程に基づき決定する。

附則

1. 本規程は、〔施行日〕から施行する。