「この書類、いつまで保存すればいいのか」。労務関係書類は法令ごとに保存年限が異なり、しかも改正で延長されたものもあります。保存年限を誤ると、労基署調査・監査での指摘や、逆に不要な書類の滞留による情報漏えいリスクにつながります。
本記事では、労務関係書類の法定保存年限を一覧で整理し、文書管理規程の作り方・電子保存・廃棄ルールまでまとめます。
なぜ文書管理規程が必要か
- 法定保存年限の遵守：法令ごとにバラバラな年限を組織として統一管理する
- 監査・労基署対応：求められた書類をすぐ提示できる状態にする
- 情報漏えい防止：保存年限を過ぎた書類を適切に廃棄し、滞留を防ぐ
- 電子化の前提整備：電子保存の要件・運用ルールを明確にする
属人的な「とりあえず全部とっておく」運用は、必要な書類が探せず、不要な個人情報が残り続けるという二重のリスクを生みます。
労務関係書類の法定保存年限 一覧
労働基準法 第109条 関係（5年／当面3年）
労基法第109条の改正（2020年4月施行）で、保存年限が3年から5年に延長されました。ただし当面の間は経過措置で3年とされています。実務では、将来の本則化を見据えて5年保存にしておくと安全です。
| 書類 | 保存年限 | 起算日の目安 |
|---|---|---|
| 労働者名簿 | 5年（当面3年） | 労働者の死亡・退職・解雇の日 |
| 賃金台帳 | 5年（当面3年） | 最後の記入をした日 |
| 出勤簿・タイムカード | 5年（当面3年） | 最後の出勤日等 |
| 雇入れ・解雇・退職に関する書類 | 5年（当面3年） | 退職・解雇の日 |
| 災害補償に関する書類 | 5年（当面3年） | 災害補償の終了日 |
| 賃金その他労働関係の重要書類（36協定・労使協定等） | 5年（当面3年） | 完結の日（協定は有効期間満了日） |
労働安全衛生法 関係
| 書類 | 保存年限 |
|---|---|
| 健康診断個人票（一般健診） | 5年 |
| ストレスチェック結果の記録 | 5年 |
| 特殊健康診断（有機溶剤・鉛など物質による） | 5年〜7年 |
| 特定化学物質等の健診記録（一部） | 30年 |
| 石綿（アスベスト）関係の健診記録 | 40年 |
特殊健診は対象物質によって年限が大きく異なります。30年・40年保存が必要なものは、退職後の管理体制も含めて別管理が必要です。
社会保険・労働保険 関係
| 書類 | 保存年限 |
|---|---|
| 雇用保険の被保険者に関する書類 | 4年 |
| 雇用保険のその他の書類 | 2年 |
| 労災保険に関する書類 | 3年 |
| 健康保険・厚生年金保険に関する書類 | 2年 |
| 労働保険の徴収・納付等の関係書類 | 2年 |
税務・会社法 関係（参考）
| 書類 | 保存年限 |
|---|---|
| 源泉徴収・給与所得関係書類 | 7年 |
| 帳簿・決算関係書類（法人税法） | 7年（欠損金繰越時は10年） |
| 計算書類・会計帳簿（会社法） | 10年 |
※ 年限は法改正で変わり得ます。最新の各法令・通達で確認してください（数字は目安）。
起算日の考え方
保存年限の数え方でよく誤るのが起算日です。「作成日から」ではなく、書類ごとに起算日が定められています。
- 労働者名簿：その労働者の退職・解雇・死亡の日から
- 賃金台帳：最後に記入した日から
- 労使協定：有効期間が満了した日から
退職者の書類は、退職時点でいったん「保存年限管理リスト」に載せ替えると、廃棄時期を管理しやすくなります。
電子保存の要件
労務関係書類は、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められます（e-文書法・労基法施行規則等）。
- 真実性の確保：改ざん防止（タイムスタンプ・編集履歴・アクセス管理など）
- 可視性の確保：必要時にディスプレイ・書面で速やかに確認・出力できること
- 検索性：必要な書類を探し出せること
紙からの移行時は、原本廃棄の可否（書類によっては原本保存が望ましいもの）も含めて規程で定めます。
廃棄ルール
保存年限を過ぎた書類は、適切に廃棄することも文書管理の一部です。
- 廃棄の承認フロー（誰が判断し、誰が承認するか）
- 個人情報を含む書類は復元不可能な方法で廃棄（シュレッダー・溶解・データ完全消去）
- 廃棄記録（いつ・何を・誰が廃棄したか）の保管
「念のため残す」を続けると、漏えい時の被害範囲が広がります。保存年限経過＝廃棄候補として棚卸しする運用を定めましょう。
文書管理規程の構成（目次例）
- 目的・適用範囲
- 文書の定義・分類（社内規程／契約／帳簿／人事労務書類 等）
- 文書のライフサイクル（作成・承認・保管・保存・廃棄）
- 保存年限の一覧（法定年限＋社内基準）
- 保管方法（紙・電子、保管場所、アクセス権限）
- 電子保存の要件
- 廃棄の手続き・記録
- 機密区分とアクセス管理
- 監査・点検
- 改廃手続き
監査・労基署対応との関係
労基署調査やISMS・Pマーク審査では、「求められた書類を、求められた期間分、すぐ提示できるか」が問われます。保存年限の一覧と保管場所が規程で明確になっていれば、調査対応の初動が速くなります。
ありがちな失敗
1. 起算日を「作成日」と誤解
退職者の労働者名簿を、作成日起算で早期に廃棄してしまう事例があります。起算日は退職等の日です。
2. 経過措置の3年だけで判断
労基法109条関係は将来5年に本則化される見込みです。3年で廃棄すると、本則化後に不足するリスクがあるため、5年保存を推奨します。
3. 特殊健診の長期保存を見落とす
30年・40年保存が必要な健診記録を、一般健診と同じ5年で廃棄してしまうのは重大な誤りです。物質ごとに分けて管理します。
4. 廃棄ルールがなく書類が滞留
保存だけ決めて廃棄を決めないと、不要な個人情報が際限なく溜まります。廃棄も規程に組み込みます。
規程ログでの整備
規程ログでは、文書管理規程をはじめとする社内規程を改訂履歴つきで一元管理でき、本文ハッシュによる改ざん検知や既読証跡の取得が可能です。保存年限の一覧を規程として整備・周知し、監査時にはエビデンスとして提示できます。
まとめ
労務関係書類の保存年限は、労基法109条関係（5年・当面3年）を軸に、労安衛法・社会保険・税務でそれぞれ異なります。ポイントは、①起算日を正しく数える、②経過措置でも5年保存で備える、③特殊健診の長期保存を見落とさない、④保存だけでなく廃棄ルールも定める、の4点です。文書管理規程で組織として統一しておきましょう。
※ 本記事は一般的な情報整理を目的としています。保存年限は法改正で変わり得るため、最新の各法令・通達の確認と、社労士・弁護士による最終確認を推奨します。