文書管理規程
第1章 総則
第1条 (目的)
本規程は、〔会社名〕（以下、「会社」という。）における文書の作成・授受・保管・保存・廃棄に関する基本事項を定め、文書の適正な管理を通じて業務の効率化、情報資産の保全及び法令・契約上の保存義務の確実な履行を図ることを目的とする。
第2条 (適用範囲)
本規程は、会社が業務上作成・取得した一切の文書（紙媒体・電子媒体を問わない）に適用する。
第3条 (定義)
本規程において、各用語の定義は次のとおりとする。
- 文書 — 業務上作成し、又は取得した記録であり、情報を伝達・保存することを目的とするもの。電子データ、電子メール、画像、音声を含む。
- 重要文書 — 法令上の保存義務がある文書、契約書原本、株主総会・取締役会議事録その他経営の重要決定に関する文書をいう。
- 個人情報を含む文書 — 個人情報保護法の適用を受ける個人データを含む文書をいう。
- 文書管理責任者 — 各グループにおいて文書の管理状況を統括する者で、当該グループ長が兼任する。
- 文書取扱者 — 文書管理責任者の指示に基づき、文書の作成・登録・保管・廃棄等を行う者をいう。
第2章 文書の分類と保存期間
第4条 (文書の分類)
会社の文書は、次の各号に分類する。
- 永久保存文書 — 定款、登記関係、株主名簿、株主総会・取締役会議事録、重要な契約書原本、特許・商標登録関係文書 等
- 10 年保存文書 — 計算書類及びその附属明細書、会計帳簿、決算関係書類、満期・解約済の契約書 等
- 7 年保存文書 — 取引に関する帳簿・証憑書類（領収書、請求書、納品書、見積書）、給与関係書類、源泉徴収関係書類、税務申告関係書類 等
- 5 年保存文書 — 雇用契約書（退職・契約終了から）、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、安全衛生関係書類、業務委託契約書 等
- 3 年保存文書 — 一般文書、社内通達、軽微な稟議書、出張報告、定型業務記録 等
- 1 年保存文書 — 案内文書、提案文書（不採用）、会議の配布資料の副本 等
第5条 (保存期間の起算日)
保存期間は、原則として文書を作成し、又は取得した日が属する事業年度の末日の翌日から起算する。法令に別段の定めがある場合は、当該法令の定めに従う。
第3章 文書のライフサイクル
第6条 (文書の作成)
- 文書を作成する者は、件名・作成日・作成者・宛先・要旨が一覧できる形式で作成する。
- 重要文書を作成する場合は、文書管理責任者の決裁を経るものとする。
- 電子文書は、改ざん防止のため、確定後 PDF 化又は読み取り専用とする。
第7条 (文書の授受)
- 外部から受領した文書は、受付日及び受領者を記録した上で、所管グループに引き継ぐ。
- 重要文書又は個人情報を含む文書を外部に送付する場合は、文書管理責任者の事前承認を得る。
第8条 (文書の保管)
- 文書は、紛失・改ざん・漏えいを防止するため、適切な場所に施錠その他の安全管理措置のもとに保管する。
- 個人情報を含む文書は、第10条に定める追加の安全管理措置を講じる。
- 電子文書は、会社が指定する社内システム又はクラウドストレージに保管し、私有端末・私有クラウドへの複製を禁ずる。
第9条 (文書の保存)
- 保管場所での日常的な利用が終了した文書は、所定の保存場所に移管し、保存期間を満了するまで適切に保存する。
- 保存にあたっては、文書名・分類・保存期間・廃棄予定日を記載した管理台帳を備える。
第10条 (個人情報を含む文書の取扱い)
個人情報を含む文書については、本規程に加えて「個人情報管理規程」の定めに従い、施錠保管、アクセス権限の制限、複製・持出しの記録を徹底する。
第4章 廃棄
第11条 (文書の廃棄)
- 保存期間を満了した文書は、文書管理責任者の決裁を経て速やかに廃棄する。ただし、訴訟・監査・調査の対象となっている文書はこの限りでない。
- 紙文書は、シュレッダー処理その他復元不可能な方法により廃棄する。
- 電子文書は、データの復元が不可能な方法により消去する。
- 個人情報を含む文書又は機密文書を外部委託により廃棄する場合は、機密保持契約を締結した業者に限り、廃棄証明書の提出を求める。
第12条 (廃棄記録)
廃棄を行った場合は、廃棄日・廃棄文書の概要・廃棄方法・実施者を管理台帳に記録し、3 年間保存する。
第5章 雑則
第13条 (持出しの制限)
- 重要文書及び個人情報を含む文書を社外に持ち出す場合は、文書管理責任者の事前承認を得る。
- 持出しの記録（持出者・期間・目的）を残す。
第14条 (違反時の措置)
本規程に違反した者については、就業規則に基づき懲戒処分の対象とすることがある。
第15条 (改廃)
本規程の改廃は、稟議規程に基づき決定する。
附則
本規程は、〔施行日〕から施行する。