入退館管理規程

第1章 総則

第1条 (目的)

1. 本規程は、〔会社名〕（以下「会社」という）の事業所、オフィス、その他施設（以下「事業所」という）における人の入退館を適正に管理することにより、施設、設備、情報資産及び在館者の安全を確保し、物理的セキュリティを維持することを目的とする。

第2条 (適用範囲)

1. 本規程は、会社の全ての事業所及び当該事業所に出入りする全ての者に適用する。
2. データセンター、研究開発拠点等、特に高度なセキュリティを要する施設については、本規程に加え個別のセキュリティ基準を定める。

第3条 (入館者の区分)

1. 入館者は、次の各号に区分する。
   • 役員及び従業員（正社員・契約社員・嘱託社員）
   • 派遣社員
   • 業務委託先の社員（常駐又は定常的に出入りする者）
   • 来客（取引先、面接候補者、関係官公庁担当者、見学者等）
   • その他会社が許可した者

第2章 入館証

第4条 (入館証の発行)

1. 役員、従業員、派遣社員及び常駐業務委託先社員に対しては、写真付き IC カード入館証を発行する。発行は総務担当部門が行う。
2. 来客に対しては、来客用カード（写真なし）又は来客用バッジを貸与する。
3. 入館証の発行に当たっては、本人確認を行い、入館証管理台帳に発行年月日、有効期限、貸与先を記録する。

第5条 (入館証の管理)

1. 入館証の貸与を受けた者は、これを善良な管理者の注意をもって管理し、他人に貸与し又は譲渡してはならない。
2. 入館証は、就業時間中は常時携帯し、要求に応じて提示する。
3. 入館証の有効期限は、原則として在職期間又は契約期間に対応するものとし、更新時に再発行する。

第6条 (入館証の紛失・破損)

1. 入館証を紛失又は破損した者は、直ちに所属長及び総務担当部門に届け出なければならない。
2. 総務担当部門は届出を受けた後、速やかに当該入館証を無効化し、再発行手続を行う。再発行手数料として〔入館証再発行手数料〕円を徴収することがある。
3. 紛失が悪意の第三者による不正利用のおそれを伴う場合は、警備会社との連携及び警察への届出を検討する。

第3章 入退館手続

第7条 (入退館の記録)

1. 全ての入館者の入退館記録は、入退館管理システム又は受付台帳に記録するものとする。記録項目は次のとおり。
   • 入館者の氏名（来客の場合は所属及び氏名）
   • 入館及び退館の日時
   • 入館目的及び訪問先
   • 入館証番号
2. 入退館記録は、原則として 3 年間保存する。重要施設又は機密情報を扱う区域への入退館記録は 5 年間保存する。

第8条 (来客の受付)

1. 来客は、原則として正面受付（又は無人の場合は受付システム）にて訪問先及び氏名を申告し、来客用カードの貸与を受ける。
2. 受付担当者又はシステムは、訪問先従業員に来訪を通知する。訪問先従業員は速やかに受付に赴き、来客を取り次ぐ。
3. 来客の在館中は、原則として訪問先従業員又は同社の関係者が付き添うものとする。
4. 来客の退館時には、入館証の返却を確認し、退館時刻を記録する。

第9条 (退館後の施錠及び警備セット)

1. 業務終了後、最終退館者は、執務室、応接室、会議室、書庫等の施錠を確認し、機械警備システムをセットしたうえで退館する。
2. 最終退館者は、退館チェックリストに基づき施錠及び警備セット状況を確認し、記録に残す。
3. 機械警備のセット解除は、登録された認証情報により行う。

第4章 限定エリアの管理

第10条 (限定エリア)

1. 次の各エリアは限定エリアとして、特別な入室管理を行う。
   • 役員室、役員会議室
   • サーバー室、ネットワーク機器室
   • 経理書類保管室、人事書類保管室、契約書原本保管庫
   • 研究開発エリア、知財関連資料室
2. 限定エリアへの入室権限は、所管部門の長の申請に基づき、IC カードのアクセス権限設定により管理する。
3. 限定エリアへの入退室記録は別途管理し、5 年間保存する。

第11条 (鍵の管理)

1. 物理鍵（マスターキー、スペアキー、限定エリア鍵等）は、総務担当部門が一元管理する。
2. 鍵管理簿には、鍵の種類、本数、保管場所、貸出記録を記載する。
3. マスターキーは原則として代表取締役、総務担当役員、警備責任者の 3 名のみに貸与する。
4. 鍵の貸出は所属長以上の承認を要し、貸出時及び返却時に鍵管理簿に記録する。

第5章 退職者・契約終了者

第12条 (退職時の措置)

1. 退職、契約終了、出向満了等により会社の役員又は従業員等の地位を失う者は、最終出社日に入館証、貸与された鍵その他のセキュリティ関連物品を総務担当部門に返却しなければならない。
2. 人事担当部門は、退職又は契約終了の確定後、当該者の入館証の権限を即時無効化するよう総務担当部門に通知する。
3. 業務委託契約の終了時も、本条を準用する。

第6章 緊急時及び監視

第13条 (休日・夜間の入退館)

1. 休日又は所定就業時間外に入館する場合は、原則として事前に所属長の承認を得て、入館予定を総務担当部門に届け出る。
2. 休日・夜間の入退館は、入館証による電子記録に加え、時間外入館記録簿に手書きで記録する。

第14条 (災害時等の入退館)

1. 地震、火災、その他の災害発生時は、防災規程の定めに従い、安全な避難経路を確保しつつ秩序ある退館を行う。
2. 災害時、最終退館者は人員点呼及び安否確認に協力する。
3. 災害復旧期間中の特例措置は、災害対策本部の指示による。

第15条 (監視カメラ)

1. 会社は、事業所の出入口、限定エリアの出入口、共用スペース等に防犯目的の監視カメラを設置する。
2. 監視カメラの録画データは、原則として 30 日間保存する。重大事案の調査が必要な場合は、関連データを別途保存する。
3. 録画データの閲覧は、総務担当役員又はその委任を受けた者の承認に基づき、限定された目的の範囲で行う。
4. 監視カメラの設置場所及び録画について、個人情報保護法及び社内のプライバシーポリシーに従い適切な掲示を行う。

第7章 雑則

第16条 (違反への対応)

1. 本規程に違反した者には、就業規則の定めに従い注意、指導、懲戒処分を行うことがある。
2. 業務委託先社員等の違反については、当該委託元企業に通知し、改善を要請する。

第17条 (規程の改廃)

1. 本規程の改廃は、稟議規程に基づき決定する。

附則

1. 本規程は、〔施行日〕から施行する。